En el ITEA debería existe un Grupo Interdisciplinario de Archivos, que es un equipo de profesionales de la misma institución, integrado por los titulares de:
a) Secretaría Ejecutiva;
b) Secretaría de Acuerdos;
c) Controlaría;
d) Directivos del ITEA;
e) Jefes de Departamento del ITEA;
f) Áreas que generen información.
El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.
Son actividades del Grupo Interdisciplinario, las siguientes:
Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales;
Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la plantación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios:
a) Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de la documentación;
b) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación del ITEA, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro, así como los documentos con información resumida
c) El Valor Documental. Se clasifica de la siguiente manera:
Valores Primarios: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los Archivos de Trámite o Archivos de Concentración; y
Valores Secundarios: Condición de los documentos que les confiere características evidenciales, testimoniales e informativas en los Archivos Históricos.
Acta de Conformación del GIA
Plan de Digitalización de Documentos
