Grupo Interdisciplinario de Archivos

En el ITEA deberá existe un Grupo Interdisciplinario de Archivos, que es un equipo de profesionales de la misma institución, integrado por los titulares de:

a) Secretaría Ejecutiva;

b) Secretaría de Acuerdos;

c) Contraloría;

d) Directivos del ITEA;

e) Jefes de Departamento del ITEA;

f) Áreas que generen información.

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.

Son actividades del Grupo Interdisciplinario, las siguientes:

Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales;

Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios:

a) Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de la documentación;

b) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación del ITEA, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro, así como los documentos con información resumida

c) El Valor Documental. Se clasifica de la siguiente manera:

Valores Primarios: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los Archivos de Trámite o Archivos de Concentración; y

Valores Secundarios: Condición de los documentos que les confiere características evidénciales, testimoniales e informativas en los Archivos Históricos.

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