Sistema Institucional de Archivo

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Es el conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos, procedimientos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a través de la ejecución de la Gestión Documental.

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A través de las siguientes unidades e instancias:
I. Unidad Normativa:

a) Área coordinadora de archivos, y

b) Comité de transparencia.


II. Unidad Operativas:

a) Correspondencia u oficialía de partes;

b) Responsable del Archivo de trámite;

c) Responsable del Archivo de concentración, y

d) Responsable del Archivo histórico, en su caso.

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I. Área coordinadora de archivos:

a) Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico;

b) Elaborar las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo;

c) Formular los instrumentos de control archivístico;

d) Fungir como Secretario en el Grupo interdisciplinario;

e) Participar como invitado permanente en las sesiones del Comité de Transparencia, y

f) Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

II. Comité de Transparencia::

a) Aprobar las políticas, manuales e instrumentos archivísticos formulados por el Área coordinadora de archivos;

b) Apoyar en los programas de valoración documental así como de conservación de documentos y expedientes clasificados, y de aquellos que sean parte de los sistemas de datos personales en coordinación y concertación con los responsables de las unidades de archivo;

c) Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes para el resguardo;

d) Dar seguimiento a la aplicación de los instrumentos de control y consulta archivísticos para la protección de la información confidencial;

e) Aprobar los instrumentos de control archivístico, y

f) Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

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I. Unidad o responsable de Correspondencia u Oficialía de Partes:

a) Llevar a cabo los servicios centralizados de recepción, distribución y despacho de la correspondencia;

b) Elaborar reportes diarios de correspondencia;

c) Colaborar con el responsable del Área coordinadora de archivos, y

d) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

e) Participar como invitado permanente en las sesiones del Comité de Transparencia, y

f) Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

II. Responsable del Archivo de trámite:

a) Llevar a cabo la integración, organización, préstamo y consulta interna, así como la disposición documental de los expedientes en su área o instancia de adscripción, aplicando los instrumentos archivísticos respectivos;

b) Resguardar los expedientes y la información que haya sido clasificada, y

c) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

III. Responsable del Archivo de concentración:

a) Llevar a cabo la recepción, custodia y disposición documental de los expedientes semiactivos, aplicando los instrumentos de control y consulta archivísticos;

b) Brindar el servicio de préstamo y consulta para las unidades administrativas productoras de la documentación;

c) Colaborar con el responsable del Área coordinadora de archivos, y

d) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

IV. Responsable del Archivo histórico:

a) Recibir, organizar y describir los expedientes con valor histórico;

b) Colaborar con el responsable del Área coordinadora de archivos;

c) Participar en el Grupo interdisciplinario;

d) Propiciar la difusión de los documentos que tiene bajo su resguardo;

e) Coordinar los servicios de consulta, referencia, préstamo o reprografía, y

f) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

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Es el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso consulta, valoración documental, disposición documental y conservación.

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I. Producción:

a) Creación y/o recepción;

b) Distribución, y

c) Trámite.

II. Organización:

a) Identificación de documentos de archivo;

b) Clasificación archivística por funciones;

c) Ordenación, y

d) Descripción.

III. Acceso y consulta:

a) Criterios de clasificación de la información.

IV. Valoración documental;

V. Disposición documental, y

VI. Conservación.

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Es la herramienta que propicia la organización, conservación y localización expedita de los documentos, que son, entre otros el cuadro de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y los inventarios documentales.

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Los Sujetos obligados, a través de sus áreas coordinadoras de archivos, deberán elaborar los Instrumentos de control y consulta archivísticos vinculándolos con los procesos institucionales, derivados de las atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles, que propicien la administración y gestión documental de sus archivos, por lo que deberán contar, al menos, con los siguientes instrumentos:

I. Cuadro general de clasificación archivística;

II. Catálogo de disposición documental, y

III. Inventarios documentales:

a) General;

b) De transferencia, y

c) De baja.

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Es el instrumento que atiende los niveles de Fondo, Sección y Serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales serán identificados mediante una clave alfanumérica.

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Es el instrumento que debe contener como mínimo:

I. La descripción general contenida en las series documentales que conforman los archivos de trámite, de concentración e histórico, y

II. Nombre, cargo, dirección y correo electrónico del titular de cada una de las áreas responsables de la información.

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Es el instrumento que tendrá correlación con las series documentales registradas en el Catálogo de disposición documental y deberá contener los elementos señalados en los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información, así como para la elaboración de Versiones Públicas.

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1. Los expedientes deben incluir una portada o guarda exterior, en la que se deben registrar los datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro general de clasificación archivística. 2. La identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:

I. Área o unidad administrativa;

II. Fondo;

III. Sección;

IV. Serie;

V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes;

VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;

VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);

VIII. Valores documentales;

IX. Vigencia documental;

X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente, y

XI. Leyenda de clasificación, de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información, así como para la elaboración de Versiones Públicas, con la finalidad de garantizar la custodia y conservación de los documentos.

3. En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a las fracciones III, IV y V.

4. Los documentos o expedientes que hayan sido objeto de solicitud de acceso a la información, con independencia de su clasificación, se deberán conservar por dos años más, a la conclusión de su vigencia documental.

5. El plazo de conservación de los documentos o expedientes que contengan información que haya sido clasificada como reservada, en términos de la Ley y demás normatividad aplicable, deberá atender a un periodo igual a lo señalado en el Catálogo de disposición documental o al plazo de reserva señalado en el índice de expedientes clasificados como reservados, aplicando el que resulte mayor.

6. Cuando se desclasifique un expediente, en términos de las disposiciones aplicables, su plazo de conservación se ampliará por un tiempo igual al señalado en el Catálogo de disposición documental o al plazo de reserva, aplicando el que resulte mayor.

7. Aquella información que ha sido sujeta de clasificación deberá permanecer en el expediente que le corresponde, respetando la Procedencia. Los Sujetos obligados deberán asegurar la integridad y debida conservación de los expedientes que contengan documentación clasificada.

8. En los archivos de trámite se conservará la documentación que se encuentre activa, atendiendo la vigencia documental establecida en el Catálogo de disposición documental, así como aquélla que ha sido clasificada como reservada, de acuerdo con la Ley y las demás disposiciones aplicables, mientras conserve tal carácter. 9. Al promover una baja documental o transferencia secundaria, el sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de conservación hayan prescrito y que la documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial.

10. Los Sujetos obligados establecerán el procedimiento de consulta, préstamo y seguimiento interno de los expedientes con información clasificada, el cual deberá observar al menos lo siguiente:

I. El titular del área o unidad administrativa designará a la persona autorizada para solicitar la consulta y préstamo de expedientes con información clasificada;

II. Los responsables de los archivos de trámite y concentración llevarán un registro de firmas actualizado de los servidores públicos autorizados para solicitar expedientes con información clasificada en consulta o préstamo, y

III. Los responsables de los archivos de trámite elaborarán inventarios documentales que permitan llevar el control de los expedientes en trámite que se encuentren bajo custodia del productor de la información.


Instituto de Transparencia del Estado de Aguascalientes

Av. Las Américas número 401, Interior 101, Fraccionamiento La Fuente. C.P. 20039

Teléfonos 915.56.38 915.87.99 y 915.05.37 Contactoweb: asesorias@itea.org.mx

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